Tietoa vuoden 2026 viranomaispäivityksistä

Vuoden vaihteessa tullinimikkeet ja matkakulukorvaukset päivittyvät, ja päivitykset tulee tehdä myös niitä käyttäviin järjestelmiin. Vuonna 2026 normaalien vuosipäivitysten lisäksi tulee muutoksia intrastat-ilmoituksiin, kun tuonnin intrastat-ilmoitusvelvollisuus päättyy.

Tässä kooste tärkeimmistä asioista, jotka on hyvä ottaa huomioon tullinimikkeitä ja matkakulukorvauksia päivittäessä, sekä tietoa intrastat-ilmoituksen muutoksista.

Tullinimikkeet

Tullinimikkeisiin tulee vuosittain päivitys, jossa nimikkeet ja niiden koodit päivittyvät. Päivitykset hoituvat suurelta osin uudet koodit järjestelmään lukemalla, mutta varsinkin muuttuneiden nimikkeiden kohdalla tiedot on hyvä tarkistaa. Tullinimikkeiden vaihtuessa yksi tullinimike on saattanut jakautua useammaksi, jolloin tuotteista, jotka aiemmin olivat samalla nimikkeellä, osa saattaa siirtyä toiselle koodille ja osa toiselle. Näistä ei ole mahdollista tehdä automatiikkaa, joten vähintään tullinimikkeiden muutostaulu on hyvä käydä manuaalisesti läpi. Vuosien 2025-2026 välinen muunnosavain ja muuta tietoa tullinimikkeistä löytyy tullin sivuilta.

Päivitys kannattaa tehdä vasta tammikuun 16. päivän jälkeen, kun päättyneen vuoden ilmoitusten viimeinen jättöpäivä on ohitse ja kun ilmoitukset on saatu toimitettua tullille. Tämä vähentää mahdollisuutta lähettää aiemman vuoden sanoma vahingossa alkavan vuoden tiedoilla.

EU-tuonnin intrastat ilmoitusvelvollisuus loppuu 2026

Vuoden 2026 alusta alkaen EU tuonnin intrastat-ilmoitusten kerääminen päättyy ja siirrytään käyttämään muiden EU-maiden kokoamia viennin intrastat-tietoja. Jatkossa siis ilmoitusvelvollisuus koskee vain EU-vientiä ja sen kynnysarvo pysyy samana eli 800 000 eurossa.

Tuonnin viimeinen intrastat-ilmoitus koskee jaksoa 12/2025 ja se on annettava 16.1.2026 mennessä. Muutos vaikuttaa myös tilastojulkaisujen tietosisältöön vuodesta 2026 alkaen. Lisätietoja muutoksesta löytyy tullin ja Suomen tietotoimiston sivulta.

Matkakulukorvaukset

Verohallinto päivittää vuosittain päivärahojen ja kilometrikorvausten korvaussummat. Päivitys tapahtuu aina vuoden vaihteessa ja uudet korvaukset astuvat voimaan heti 1.1. Uudet matkakulukorvaukset voi hakea järjestelmään vaikka heti, kun ne on julkaistu, jotta uuden vuoden matkalaskut pääsee syöttämään vuoden alusta oikeilla summilla.

Lue lisää verohallinnon päätöksestä ja vuoden 2026 matkakorvauksista verottajan sivulta.

---

Ahkion asiakkaana saat nämäkin päivitykset käden käänteessä.

Ota yhteyttä, niin keskustellaan miten Ahkio voisi palvella juuri teitä!

Pupesoftin uusi käyttölittymä tulee

Pupesoftin käyttöliittymä koki edellisen mullistuksensa yli kymmenen vuotta sitten, kun nykyinen käyttöliittymä julkaistiin. Nyt Pupesoft on saamassa uuden ulkoasunsa, kun tuliterä käyttöliittymä julkaistaan. Tarkkaa julkaisupäivää ei ole vielä tiedossa, mutta tiedotamme lisää julkaisuaikataulun tarkentuessa. Edellisestä vaihdoksesta poiketen vanhat versiot eivät jää käyttöön, vaan uusi käyttöliittymä tulee kaikille.

Käyttäjäkohtaisesti tallennettavilla pikakuvakkeilla pääset kätevästi eniten käyttämiisi ohjelmiin

Uusi virtaviivaisempi Pupesoft

Uudistuksen tavoitteena on tehdä päivittäisestä työstä entistä sujuvampaa, selkeämpää ja miellyttävämpää. Käyttöliittymän ulkoasu on modernisoitu ja sen rakenne virtaviivaistettu, jotta tärkeimmät toiminnot löytyvät nopeammin ja työskentelytila on paremmin hyödynnettävissä.

Vaikka ulkoasu ja navigointi ovat saaneet uuden ilmeen, Pupen toiminnot ja logiikka säilyvät ennallaan, järjestelmää ei siis tarvitse opetella uudelleen. Uudistus keskittyy parantamaan käytettävyyttä, näkyvyyttä ja työn sujuvuutta, luoden samalla pohjan tuleville kehitysmahdollisuuksille.

Uudessa hakutoiminnossa on myös hakuhistoria, jolla voi nopeasti hakea samoja tilauksia, tuotteita tai ohjelmia uudestaan

Mitä on tulossa?

• Kokonaisuudessaan selkeämpi ja virtaviivaisempi käyttöliittymä, valikot ja ulkoasu

• Paranneltu ja monipuolisempi haku helpottamaan ja nopeuttamaan työntekoa, voit hakea myös esimerkiksi tuotteita, tilauksia, asiakkaita ja laskuja helposti päävalikosta

• Automaattisesti kokoontaittuvat valikot takaavat isomman tilan Pupen ohjelmille, joten isompikin raportti mahtuu paremmin näkyviin.

• Uusi käyttöliittymä tuo tullessaan myös paljon uusia mahdollisuuksia Pupen kehittämisen suhteen, kysy lisää Pupeasiantuntijaltasi!

• Kaikki Pupen ohjelmat toimivat täysin samalla tavalla kuin ennenkin, vain ulkoasu vaihtuu!

Haitarimainen valikkorakenne takaa isomman työskentelyalueen nopeasti ja helposti

Huolestuttaako uusi käyttöliittymä?

1. Huoli: “En osaa käyttää uutta käyttöliittymää, teen varmaan virheitä.”
   Vastaus: Pupesoftin ydin ja ohjelmien toiminta ei muutu miksikään, ne vain tarjoillaan kauniimmassa kuoressa. Lisäksi tarjoamme koulutusta ja nopeaa tukea – et jää yksin opettelun kanssa.

2. Huoli: “Vanha oli tuttu ja nyt pitää opetella kaikki uudestaan.”
   Vastaus: Perustoiminnot säilyvät samoina ja kaikki ohjelmat toimivat samalla tavalla kuin ennenkin. Uusien toiminnallisuuksien opetteluun käytetty aika maksaa itsensä pian takaisin.

3. Huoli: “Uuteen siirtyminen vie aikaa ja häiritsee töitä.”
   Vastaus: Käyttöönotto toteutetaan hallitusti. Lisäksi pikakoulutukset ja tuki auttavat omaksumaan uutta ilman, että työ hidastuu.

4. Huoli: “Voiko tämä häiritä järjestelmän toimintaa tai dataa?”
   Vastaus: Uudistus koskee vain käyttöliittymää, prosessit ja data pysyvät ennallaan.

Bobin poimintoja 2025

Vuosi 2025 lähenee loppuaan ja taas on aika nostaa esiin kuluneen vuoden Pupesoftin mielenkiintoisimmat uudet ominaisuudet.
Maskottimme Bob on taas ryhtynyt toimeen ja kolunnut kaikki tämän vuoden Pupesoftin uusien ominaisuuksien listaukset ja hakenut niistä parhaat palat.

Ean-koodilla keräykseen tilausrivin vahvistus ja lukuisia muita muutoksia ja lisäominaisuuksia - Ean-koodilla keräyksessä on mahdollisuus kerättävien rivien vahvistamiseen, jolloin tilauksen voi kokonaan laittaa kerätyksi vasta kun kaikki rivit on vahvistettu erikseen. Samalla Ean-koodilla keräys on saanut myös lukuisia muita valinnaisia ominaisuuksia, joilla pääsee muokkaamaan mitä keruunäkymässä näytetään, keräyksessä tulevia ilmoituksia ja muita keruun lisäominaisuuksia. Samassa on tullut myös muutamia valittavia ominaisuuksia rahtikirjan syöttöön. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin. Kaikki ean-koodilla keräyksen tuomat uudet mahdollisuudet löydät ean-koodilla keräyksen omasta blogipostauksesta!

JT-selauksen rajauksiin parannuksia - JT-selauksessa pystyy rajaamaan tuotteita esimerkiksi tuoteosaston ja tuoteryhmän mukaan. Jatkossa näihin alasvetovalikoihin tulee näkyviin vain ne tuoteosastot tai tuoteryhmät joiden tuotteita on jälkitoimituksessa.

Ennakkolaskun maksusta sähköpostimuistutus - Asiakkaan maksettua myyntitilauksen ennakkolaskun, lähtee siitä myyntitilaukseen liittyvän ostotilauksen laatijalle sähköpostimuistutus.

Dynaamiset kentät - Pupesoftin tietojenhallinnasta tulee entistä joustavampaa dynaamisten kenttien avulla. Tämä uusi ominaisuus mahdollistaa yrityskohtaisten kenttien lisäämisen hallinnollisiin tauluihin, kuten asiakas ja tuote, mikä auttaa yrityksiä räätälöimään järjestelmää omiin tarpeisiinsa entistä paremmin. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin. Olemme kirjoittaneet dynaamisista kentistä ja niiden tuomista mahdollisuuksita myös oman blogipostauksensa - löydät sen täältä!

Uusi myytävän määrän konvertointitapa myynnillä - Kun tilausrivi lisätään tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla tai viivakoodilla, niin syötetty kappalemäärä konvertoidaan tähän tuotenumeroon/viivakoodiin yhdistettyyn pakkauskokoon. Esimerkiksi jos myydään 1 lava tällä tavalla ja pakkauskoon taakse on syötetty 24, tulee tilausriville määräksi 24. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

Tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla ja viivakoodilla hakuja lisätty - Tuotekyselyssä, rivisyötössä ja editilaukselta voidaan hakea tuotteita tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla sekä viivakoodilla.

Asiakasmemon myynninseurantaan monta uutta ominaisuutta - Uutena myynninseurannassa saa näkyviin asiakkaan myynnit myyntikausittain, vuosittain viimeisen kolmen vuoden ajalta, myynnit osastoittain ja myynnit tuoteryhmittäin. Olemme kirjoittaneet oman blogin kaikista näistä asiakasmemon uudistuksista - löydät sen täältä!

Kunniamainintoja

• Tuotekyselyn varastosaldoihin varastokohtainen saldotiivistelmä

• Puuterivien tuotteiden saapumisaika tilausvahvistuksella ja lähetteellä

• Uusi sisäisen informaation kenttä tuotteelle

• Lisätty Logmaster StockEvents-saldoraportin käsittelymahdollisuus

• Uusi toiminto oletuspaikkojen vaihtamiseen kaikille tuotteille

• Rahtikirjan syöttöön toimitusaikarajaus

• Mahdollisuus käyttää valmistuspäivämääräkenttää eränumeroille

• Asiakkaalle poikkeava rahtikulukäsittelytapa

• Kuitin vakioteksteihin lisää muokkausmahdollisuuksia

• Tuki Apix-Peppol verkkolaskutukselle

• Valmistuksen kommentti näkyviin valmista tilaus-listaan

Muistathan myös tämän vuoden aiemmat uusien ominaisuuksien listaukset!

• 1/2025 : Boostaa myynnin toimintoja sekä tuotteiden ja varaston hallintaa

• 2/2025 : Mullistunut ean-koodilla keräily ja muita mainioita muutoksia Pupesoftiin

• 3/2025 : Uusia mahdollisuuksia myynnin käsittelyyn

ALV-muutos 2026

Vuoden 2026 alusta alennettu arvonlisäverokanta laskee 14 prosentista 13,5 prosenttiin. Muutos edellyttää päivityksiä eri järjestelmiin, sillä ALV-kannat ja niihin liittyvät tuotetiedot on päivitettävä vastaamaan uusia veroprosentteja.

Kokosimme lyhyen tarkistuslistan tarvittavista toimenpiteistä. Huomioithan, että muutostarpeet voivat vaihdella järjestelmäkohtaisesti. Tarkistathan siis hyvissä ajoin omalta järjestelmätoimittajaltasi, mitä päivityksiä tarvitaan.

Mitä muutos koskee?

Muutoksen kohteena ovat muun muassa seuraavat tuotteet ja palvelut:

• elintarvikkeet

• ravintola- ja ateriapalvelut

• liikunta- ja kulttuuripalvelut, tapahtumien pääsyliput ja urheilutilojen käyttö

• kirjat (sekä painetut että sähköiset julkaisut)

• lääkkeet

• henkilökuljetukset

• majoituspalvelut

Tarkistuslista ALV muutokseen

• Uuden 13,5% ALV-kannan perustaminen järjestelmään

• Tuotteiden ALV päivittäminen 14% -> 13,5%

• Tarkista tilausrivit ja sopimukset: mitkä rivit tai kausitilaukset tulee päivittää uuteen ALV-kantaan (verottajan ohjeet määrittävät rajat)

• Varmista muutokset järjestelmätoimittajalta ja testaa päivitykset ajoissa

Lisätietoja muutoksesta ja verottajan tarkemman ohjeen löydät verottajan sivulta!

Valmista verkkokauppasi kampanjakauden kuormaan

Black Friday ja joulun kampanjakausi ovat taas nurkan takana. Kampanjakausi tarkoittaa monessa verkkokaupassa kävijämäärien kasvua, jonka seurauksena myös kaupan kuorma kasvaa tavallista suuremmaksi. Tähän kannattaa varautua hyvissä ajoin, jotta verkkokaupan toimivuus voidaan taata myös sesongin kiireisimpinä hetkinä.

Verkkokaupankäynnissä sujuvuus ratkaisee ja nopeus on valttia, sillä harva jaksaa odottaa pitkään sivun latautumista. Nopea ja hyvin toimiva verkkokauppa antaa asiakkaalle positiivisen ensivaikutelman, joka on olennainen osa koko kaupan luotettavuutta. Toimiva tekniikka onkin yksi parhaista tavoista vahvistaa asiakkaan luottamusta ja varmistaa, ettei ostoskori jää kesken hitaiden sivujen vuoksi.

Jotta kauppa pysyy vauhdissa mukana myös ruuhkaisimpaan aikaan, on hyvä tarkistaa palvelinten ja järjestelmien kapasiteetti etukäteen. Voi esimerkiksi tutkia edellisvuosien kävijämääriä ja myyntipiikkejä sekä verrata niitä tämän vuoden trendeihin. Näin voit arvioida realistisesti, onko lisäresursseille tarvetta. Apua palvelimen tehojen arvioimiseen kannattaa pyytää myös omalta verkkokauppatoimittajalta tai hosting-kumppanilta, heiltä saat myös käytännön ratkaisut ja vinkit.

Viisi vinkkiä kampanjakauteen verkkokaupassa

1. Tarkista verkkokauppasi nykytila

2. Optimoi kuvat ja sivulataukset, jos sivulla on paljon suuria kuvia se saattaa hidastaa sivun latautumista erityisesti mobiililaitteilla

3. Varmista maksujen ja integraatioiden toimivuus

4. Seuraa verkkokaupan toimintaa kampanjakauden aikana tarkasti

5. Ole yhteydessä verkkokauppatoimittajaasi hyvissä ajoin, jotta tarvittaessa muutokset saadaan kauppaan ajoissa!

Kiinnostaisiko sinua avata uusi verkkokauppa tai tarvisisitko apua nykyisen kauppasi kanssa?

Lue lisää Ahkion verkkokaupparatkaisuista

Uusia mahdollisuuksia myynnin käsittelyyn

Asiakkaat

• Asiakasnumero yksilöiväksi tiedoksi asiakkaille - Jatkossa asiakkaan tarkenteena voi myös käyttää asiakasnumeroa, tällöin kahdella eri asiakkaalla ei voi enää olla käytössä samaa asiakasnumeroa.

• Asiakaskohtaiset nShift tunnukset - Asiakkaan taakse pystyy lisäämään omat nShiftin Apiconnect tunnukset.

Myynti

• Ennakkolaskun prosenttiosuudet pois - 100% ennakkolaskun tapauksessa pystyy jatkossa valitsemaan haluaako ennakkolaskulla näytettävän ennakkolaskun prosenttimäärää.

• Kuitin vakioteksteihin lisää muokkausmahdollisuuksia - Kuitin vakiotekstistä on mahdollista tehdä käyttäjäkohtainen jatkossa sekä määrittää vakiotekstin sijainti kuitilla. Käyttäjän tekstin ollessa määriteltynä yliajaa se yleisen tekstin.

• Toimitusvahvistus mitätöidyistä - Haluttaessa asiakaskohtaisesti voi jatkossa määrittää, että myös mitätöidyistä tilauksista lähtee toimitusvahvistus. Toimitusvahvistus lähetetään vain, kun tilaus on luotu muuten kuin käsin ja kun tilausvahvistus on lähdössä muuhun osoitteeseen kuin sähköpostiin.

• Mahdollisuus laskuttaa useiden asiakkaiden tilauksia kerralla - Laskuta tilaus-ohjelman kautta pystyy jatkossa haluttaessa laskuttamaan useiden asiakkaiden tilauksia kerralla valitsemalla halutut tilaukset ruksaamalla.

• JT-selauksen rajauksiin parannuksia - JT-selauksessa pystyy rajaamaan tuotteita esimerkiksi tuoteosaston ja tuoteryhmän mukaan, ja nämä rajaukset tehdään alasvetovalikoilla. Jatkossa näihin alasvetovalikoihin tulee näkyviin vain ne tuoteosastot tai tuoteryhmät joiden tuotteita on jälkitoimituksessa.

• Tuki Apix-Peppol verkkolaskutukselle - Pupesoftista pystyy jatkossa lähettämään Apixin kautta myös Peppol-verkkolaskuja. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Ennakkolaskun maksusta sähköpostimuistutus - Asiakkaan maksettua myyntitilauksen ennakkolaskun, lähtee siitä myyntitilaukseen liittyvän ostotilauksen laatijalle muistutussähköposti.

Pupemobiili

• Mobiilihyllysiirtoihin vapaavalintainen määrä - Hyllysiirroissa voi jatkossa koko paikan sijaan siirtää vain valinnaisen määrän.

• Pakotettu resoluutio mobiiliohjelmiin - Voidaan pakottaa Pupen mobiiliohjelmat käyttämään haluttua resoluutiota.

Valmistukset

• Valmistuksen kommentti näkyviin valmista tilaus-listaan - Mahdollisuus haluttaessa saada valmista tilaus ja valmista tuote sekä vastaaviin näkymiin valmistuksen otsikon kommentti omana sarakkeenaan.

Varasto

• Tilauksen keräys ja rahtikirjan syöttö - Asiakaskohtaisesti pystyy jatkossa määrittämään, että tietyille asiakkaille ei oletuksena tulosteta lähetettä. Tarvittaessa lähetteen saa tulostettua myös näille asiakkaille.

Yleiset

• Hyväksyttäviin dokumentteihin ja dokumenttityyppeihin poistomahdollisuus - Mikäli käyttäjällä on oikeus dokumenttien poistoon voi hän jatkossa poistaa dokumentteja kokonaan pupesta. Mikäli dokumenttityypillä ei ole yhtään dokumenttia voi myös sen jatkossa poistaa kokonaan Pupesta.

Älykäs Odoo 19

Odoon uusi versio on julkaistu! Monet tutut ominaisuudet ovat saaneet parannuksia, mutta versio 19 tuo tullessaan paljon myös täysin uutta. Ajankohtaisimpana uusista ominaisuuksista on AI, josta saa apua moniin eri tehtäviin ympäri Odoota. AI:n avulla pystyy esimerkiksi saamaan näppärän tiivistelmän keskuteluista tai kirjoittamaan iskevän kuvauksen uudelle tuotteelle!

Kävimme läpi Odoo 19 ominaisuuslistan ja poimimme sieltä parhaat päältä. Jokaisen version mukana tulee niin paljon uutta, että kaikkea ei voi millään mainita, mutta olemme pyrkineet keräämään mahdollisimman laajan kattauksen eri osa-alueista. Mikäli koko muutoshistoria kiinnostaa, niin löydät Odoo 19 päivitystiedotteen täältä!

• AI

  • AI kertoo perustellusti prospektien mahdollisuusprosentit ja näyttää myös mihin prosentti perustuu

  • AI:n avulla pystyy helposti tekemään tiivistelmän Odoon keskusteluosiosta, liitteet mukaan lukien

  • AI:lta saa vinkkejä erilaisten tekstien kuten vaikka asiakasviestien ja tuotekuvausten tekoon

• Paljon toimialakohtaisia parannuksia

• Myynti ja osto

  • Helppo tuotteiden varaus ja varauksen vapauttaminen suoraan myynniltä

  • Intuitiivinen ostotilausten suunnitteluohjelma ja varastotäydennyssääntöjen teko

• Dokumenttien allekirjoitus suoraan Odoossa

• Projektit

  • Uusien projektien luonti helposti projektipohjien avulla ja Odoo AI:ta hyödyntäen

  • Ryhmien käyttäminen hyödyksi keskusteluissa, jolloin voi mainita vaikka koko tiimin kerralla eikä tarvitse syöttää jokaista henkilöä erikseen

• Verkkokauppa

  • Paljon valmiita helppokäyttöisiä pohjia

  • Helpot versiokuvat eri vaihtoehtoihin, esimerkiksi eriväriset tuotteet saa helposti näkyviin tuotteelle

Kiinnostaisiko päivittää oma Odoo uudempaan versioon? Lisää tietoa versiopäivityksestä saat täältä. Tai jos olet uusi Odoon parissa ja kaipaat lisää tietoa Odoosta, sitä löytyy täältä!

Miksi päivittää Odoo?

Odoo on monipuolinen ja jatkuvasti kehittyvä toiminnanohjausjärjestelmä ja se saakin uuden version vuosittain. Uusin Odoo-versio on Odoo Experience tapahtuman yhteydessä, 18-20.9.2025, julkaistu Odoo versio 19.

Version päivittäminen on suuri urakka, mutta siitä saatavat hyödyt tekevät siitä sen arvoista. Tässä blogijutussa pohdimme mitä hyötyä päivityksestä on ja miksi se kannattaa tehdä, sekä milloin päivityksen tekeminen on kaikista ajankohtaisinta.

Miksi päivittää?

Odoo-päivitys ei ole pelkkä tekninen toimenpide vaan se on myös investointi tulevaisuuteen. Tässä muutamia keskeisiä hyötyjä:

• Uudet ominaisuudet: Jokainen uusi Odoo-versio tuo mukanaan uusia ominaisuuksia sekä parannuksia käyttöliittymään, automaatioihin, raportointiin ja prosesseihin.

• Parempi suorituskyky ja skaalautuvuus: Uudemmat versiot ovat tehokkaampia ja tukevat suurempia tietomääriä.

• Turvallisuus: Päivityksissä korjataan tietoturva-aukkoja ja vahvistetaan järjestelmän suojaa.

• Tuki ja ylläpito: Odoo-versioita tuetaan lähtökohtaisesti kolme vuotta niiden julkaisun jälkeen, mutta jatkossa pidempiaikainen tuki on mahdollista kalliimmalla kuukausimaksulla myös vanhemmille versioille.

• Kehitysalustan ajantasaisuus: Päivitys varmistaa, että järjestelmä pysyy yhteensopivana muiden teknologioiden ja integraatioiden kanssa.

Päivitys ei ole vain riski – se on mahdollisuus

Päivitysprojekti on hyvä hetki arvioida myös omia liiketoimintaprosesseja, virtaviivaistaa toimintaa ja hyödyntää järjestelmäpäivityksen tuomia uusia mahdollisuuksia. Kun projekti toteutetaan suunnitelmallisesti, lopputuloksena on entistä toimivampi ja tehokkaampi järjestelmä, joka tukee liiketoimintaa myös tulevaisuudessa.

Milloin päivittäminen kannattaa tehdä?

Päivityksen ajoittaminen kannattaa harkita niin järjestelmän laajemman päivityssyklin kannalta kuin omien vuosittaisten sesonkien puitteissa. Järjestelmää ei suinkaan kannata päivittää joka vuosi eikä päivityksen tekeminen kiireisimpään aikaan vuodesta ole järkevää. Milloin päivittäminen on sitten parasta tehdä? Alla olevalla tarkistuslistalla voi nopeasti arvioida oman yrityksesi tilanteen.

• Onko päivittäminen ajankohtaista?

1. Missä versiossa nykyinen Odoosi on?

   Harkinta kannattaa aloittaa selvittämällä oman Odoon version. Odoo tarjoaa normaalin tuen kullekkin versiolle 3 vuotta sen julkaisusta. Pidempiaikainen tuki on jatkossa myös mahdollista, mutta sen kuukausimaksu on kalliimpi. Nyrkkisääntönä voisi pitää, että kun oman Odoon version julkaisusta on kulunut yli kaksi vuotta kannattaa version päivitystä alkaa harkita, tällöin antaa itselleen paremmin aikaa tehdä päivityksen omassa aikataulussa.

2. Uuden version tarpeelliset ominaisuudet?

Vuosittain julkaistavan uuden Odoo-version ominaisuuslista kannattaa käydä aina läpi sillä sieltä voi löytyä toimintanne kannalta hyödyllisiä uusia ominaisuuksia. Mielenkiintoisten uusien ominaisuuksien kohdalla on kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään kuinka paljon hyötyä uudesta ominaisuudesta saa ja verrata sitä päivitysprojektin kustannuksiin. Omat resurssit on hyvä myös aina huomioida, jotta prosessista saa mahdollisimman tehokkaan. Kenties nyt on liian kiire päivitysprosessin aloittamiseen, mutta vaikkapa puolen vuoden päästä olisi sopiva hetki.

• Miten päivittäminen kannattaa ajoittaa?

  Päivitysprojektia ei kannata aloittaa kesken kiireisimmän sesongin sillä siihen tarvitaan resursseja aina myös yritykseltä itseltään. Lisäksi päivityksen aiheuttamat mahdolliset katkokset eivät aiheuta niin suurta haittaa, kun ne tapahtuvat muutenkin hiljaiseen aikaan. Päivitykseen on myös hyvä varata riittävästi aikaa, sitä ei siis välttämättä kannata myöskään aloittaa viikko ennen seuraavaa sesonkia. Paras tapa teidän omaan rytmiinne sopivan päivitysaikataulun löytämisessä onkin olla hyvissä ajoin yhteydessä toimittajaan ja kartoittaa eri vaihtoehtoja heidän kanssaan. Tällöin saatte myös heti kättelyssä paremman kuvan projektin koosta ja päivitys pystytään ajoittamaan teille parhaaseen mahdolliseen aikaan.

Lyhyesti sanottuna muistilistan voisi tiivistää kahteen asiaan: päivitystä ei tarvitse tehdä vuosittain, mutta se on hyvä pitää mielessä vähintään kerran vuodessa, jotta päivitysväli ei karkaa liian pitkäksi. Ja päivityksestä kannattaa olla hyvissä ajoin yhteydessä toimittajaan, kun on liikenteessä hyvissä ajoin saa aikataulun helpoiten sellaiseksi, joka istuu parhaiten omaan toimintaan eikä päivittämisessä tule kiire!

Mietityttääkö oman järjestelmän tilanne tai tarvitsetteko apua Odoon päivitysprojektin kanssa?

Ole meihin yhteydessä, kartoitetaan yhdessä teidän järjestelmänne tilanne!

Odoo 18 -sertifikaatti

Olemme iloisia voidessamme kertoa, että tiimimme jäsen on suorittanut virallisen Odoo 18 -sertifikaatin. Tämä sertifikaatti on vahvistus Odoon uusimman version osaamisestamme ja osoittaa sitoutumisemme korkeaan laatuun asiakasprojekteissa.

Mitä tämä tarkoittaa asiakkaillemme?

Sertifikaatin suorittaminen tarkoittaa, että hallitsemme Odoo 18:n uudet toiminnot ja parannukset. Asiakkaillemme tämä näkyy sujuvampina käyttöönottoina, parempana konsultointina ja entistä toimivampina järjestelmäratkaisuina.

Sertifikaatti ei ole meille vain merkki osaamisesta, vaan osa jatkuvaa kehitystä. Odoo kehittyy nopeasti, ja haluamme varmistaa, että pysymme kehityksen kärjessä – asiakkaidemme eduksi. Sertifioitu asiantuntijatiimimme kykenee tarjoamaan räätälöityjä ratkaisuja tehokkaammin ja tukemaan yrityksiä entistä strategisemmin.

Mullistunut ean-koodilla keräily ja muita mainioita muutoksia Pupesoftiin

CRM

• Asiakasmemosta asiakasfakta piiloon - Asiakasfaktan saa tarvittaessa piilotettua helposti jatkossa asiakasmemosta.

• Osastokohtaisiin tavoitteisiin yhteensä summat näkyviin - Asiakkaiden myyntitavoitteita osastoittain syötettäessä tulee näkyviin nyt myös yhteensä rivi kaikista osastoista.

• Asiakasmemon myynninseurantaan monta uutta ominaisuutta - Uutena myynninseurannassa saa näkyviin asiakkaan myynnit myyntikausittain, vuosittain viimeisen kolmen vuoden ajalta, myynnit osastoittain ja myynnit tuoteryhmittäin. Olemme kirjoittaneet oman blogin kaikista näistä asiakasmemon uudistuksista - löydät sen täältä!

Valmistukset

• Mahdollisuus käyttää valmistuspäivämääräkenttää eränumeroille - Tietylle eränumerotyypille on lisätty mahdollisuus valmistuspäivämäärien tallentamiseen automaattisesti kyseistä tuotetta valmistettaessa.

Varasto

• Keräysnäkymän rivien järjestykselle monipuoliset muokkausmahdollisuudet - Keräysnäkymän rivit saa jatkossa järjestettyä tarpeen mukaan todella monipuolisesti eri järjestyksiin. Tämä mahdollistaa monenlaisten varastojen varastopaikkojen keruun optimoinnin entistä paremmin. Käyttöönotto vaatii projektin.

• Ean-koodilla keräykseen lukuisia muutoksia ja lisäominaisuuksia - Ean-koodilla keräys on saanut lukuisia valinnaisia lisäominaisuuksia, joilla pääsee muokkaamaan mitä keräysnäkymässä näytetään, keräyksessä tulevia ilmoituksia ja muita keruunäkymän lisäominaisuuksia. Samassa tullut myös muutamia valittavia lisäominaisuuksia rahtikirjan syöttöön. Käyttöönotto vaatii projektin. Kaikki ean-koodilla keräyksen tuomat uudet mahdollisuudet löydät ean-koodilla keräyksen omasta blogipostauksesta!

Varastoraportit

• Lisätään mahdollisuus rajata siirtokehotusraporttia hyllytasolla - Siirtokehotusraportia voi jatkossa rajata myös hyllytasolla ja myyntien aikarajalla. Rajausten avulla voi tarkastella hyllytasojen mukaan mitä on tulossa keräykseen, mutta jotka pitää esimerkiksi siirtää trukilla alemmaksi, jotta kerääjä pääsee niihin käsiksi.

Yleiset

• Dynaamiset kentät - Pupesoftin tietojenhallinnasta tulee entistä joustavampaa dynaamisten kenttien avulla. Tämä uusi ominaisuus mahdollistaa yrityskohtaisten kenttien lisäämisen hallinnollisiin tauluihin, kuten asiakas ja tuote, mikä auttaa yrityksiä räätälöimään järjestelmää omiin tarpeisiinsa entistä paremmin. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin. Olemme kirjoittaneet dynaamisista kentistä myös oman blogipostauksensa - löydät sen täältä!

EAN-koodi keräilyyn uusia tarkistuksia

EAN-koodilla keräilyä käytettäessä tuotteet voidaan kuitata kerätyksi lukemalla viivakoodi. Uusien keräysvahvistusominaisuuksien myötä EAN-keräilyssä tuotteet voi kuitata lukemalla kerättävien tuotteiden viivakoodit, jolloin Pupe laskee automaattisesti luetut tuotteet ja rivi kuittautuu kerätyksi, kun sopiva määrä tuotteita on luettu. Tällöin varmistetaan automaattisesti, että tuotteita on oikea määrä! Haluttaessa jokaisen kappaleen viivakoodin luvun voi ohittaa, jos tilausrivin määrä on yli 10 kappaletta tai vaihtoehtoisesti voi käyttää rivin lopussa olevaa, niin ikään vaihtoehtoista, “kaikki ok”-nappia. Tarkistuksissa on siis paljon muokattavuutta!

Huom! Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

Uusia keräykseen valittavia ominaisuuksia on tullut lukuisia ja ne tuovat keruun entistä muokattavammaksi, sillä jokainen ominaisuus on erikseen otettavissa käyttöön. Voit siis valikoida vapaasti mitkä ominaisuudet haluat omaan Pupeen käyttöön ja mitkä jätät pois!

Keräykseen valittavissa olevat uudet ominaisuudet:

• Varoitus mikäli syötettyä ean-koodia ei löydy tilaukselta

• Omat äänimerkit kun ean-koodi löytyy ja kun sitä ei löydy tilaukselta

• Vahvistus jolla voi kuitata koko rivin kerralla, kun kerättävä määrä on 10 tai yli

• Mahdollisuus näyttää myyntierä, tuotekuva, tuotteen keräysohje, tuotteen paino, varastopaikan saldo ja kaikkien paikkojen saldo

• "Kaikki OK" -nappi, jolla voi kuitata koko rivin kerätyksi kerralla

• Mahdollisuus sallia keräyslistojen yhdistäminen

• Ostajan tiedot voi piilottaa haluttaessa keräyslistalta

• Valitun kerääjän säilyttäminen

Uudistettu asiakasmemo

CRM:n asiakasmemon alainen myynninseuranta on saanut lukuisia uusia ominaisuuksia ja raportointitapoja. Asiakasmemosta saa jatkossa entistä monipuolisemmin esiin asiakkaan myyntilukuja eri tavoilla jaoteltuina. Kuvankaappaukset ovat demoamiseen tarkoitetusta Pupesoftista ja luvut kuvitteellisista tilanteista.

Myynnit kausittain

Kausittaiset luvut voidaan näyttää joko kuluvalle ja edelliselle kalenterivuodelle tai viimeisen 24 kuukauden ajalle. Näytettävät luvut sisältävät myynnin, katteen, kateprosentin, myynnin tavoitteet ja asiakaskäynytien määrän.

Kausittaiset luvuista Pupesoft piirtää myös pylväskaaviot per kausi

Myynnit vuosittain

Samat luvut kuin kausittaisten myyntien kohdalla, eli myynnit, katteet, kateprosentit, tavoitteet ja asiakaskäynnit saa myös näkyviin vuositasolla. Vuositasolla myynnit näytetään kuluvan vuoden lisäksi myös edelliselle kahdelle vuodelle.

Myös vuosittaiset luvut Pupe näyttää kaaviomuodossa lukujen lisäksi

Myynnit tuoteosastoittain ja tuoteryhmittäin

Tuoteosastoittaiset ja tuoteryhmittäiset myynnit on mahdollista saada joko viimeisen 12 kuukauden ajalta tai kuluvan vuoden alusta. Oletuksena näkyviin tulee vain myynnin arvo ja myydyt kappaleet, mutta lisäksi haluttaessa saa näkyviin myös osastojen tai tuoteryhmien nimet, katteet ja kateprosentit sekä tavoiteluvut.

Tuoteryhmä- ja osastokohtaisten lukujen kohdalla on muutama lisäkenttä valittavana

Dynaamiset kentät

Pupesoftin tietojenhallinnasta tulee entistä muokattavampaa dynaamisten kenttien avulla. Näiden avulla hallinnollisiin tauluihin kuten asiakas tai tuote voidaan lisätä omia kenttiä. Kenttiä voi luonnollisesti muokata käytettäväksi missä tahansa Pupen ohjelmassa.

Tämä ominaisuus tekee Pupesoftista joustavamman kuin koskaan! Sen sijaan, että kaikki yritykset joutuisivat tyytymään samoihin kenttiin, jokainen voi lisätä juuri omalle liiketoiminnalleen tärkeät tiedot.

Mahdollisuudet

Dynaamiset kentät tekevät Pupesta entistä muokattavamman, minkä ansiosta voidaan kehittää myös entistä yrityskohtaisempia ominaisuuksia! Kenttien käyttömahdollisuudet ovat moninaiset ja vain mielikuvitus on rajana. Alla muutama esimerkki siitä, mihin tätä ominaisuutta voisi hyödyntää tulevaisuudessa.

• Omat informatiiviset kentät - yksinkertaisimmillaan tätä ominaisuutta voi käyttää jonkin informatiivisen tiedon säilömiseen. Voi perustaa vaikka oman kentän tuotteen CO₂-päästöjen seurantaan tai tekstikentän asiakkaan taakse omia sisäisiä kommentteja varten.

• Päivämääräkenttä muistutuksia varten - dynaamisen kentän ei tarvitse olla pelkkää tekstiä, vaan siitä voi tehdä esimerkiksi päivämääräkentän. Jos vaikka asiakkaalle pitää tehdä säännöllisiä huoltokäyntejä, voisi asiakkaan taakse luoda “viimeisin huoltokäynti”- ja “seuraava huoltokäynti”-kentät. Jälkimmäiseen voisi lisäksi tehdä automaattisen muistutuksen, joka lähettää ilmoituksen, kun seuraava huoltokäynti lähenee. Tämä tekisi huoltokäyntien hallinnasta entistä helpompaa!

Huomioitavia seikkoja

Dynaamiset kentät tuovat Pupen tietojenhallintaan monia mahdollisuuksia ja ominaisuus on laajennettavissa moneen, mutta toistaiseksi se on käytössä vasta tuote-taululle. Ominaisuus on myös ympäristökohtainen ja sen käyttöönotto vaatii aina oman projektin.

Ketä digipalvelulain muutos koskee?

EU on antanut kaksi direktiiviä, saavutettavuusdirektiivin ja uudemman esteettömyysdirektiivin, jotka koskevat erilaisia digitaalisia palveluita ja tuotteita. Näiden seurauksena on tullut myös paljon muutoksia Suomen digipalvelulakeihin. Olemme ottaneet selvää miten ja erityisesti keitä nämä muutokset koskevat. Tästä jutusta löydät myös useita hyviä linkkejä eri tietolähteisiin, josta pääse tutkimaan tarkemmin miten lakimuutokset koskevat juuri sinua.

Muutokset 28.6.2025 alkaen

Digipalvelulakiin tulevien muutosten siirtymäaika päättyy 28.6.2025. Tämän jälkeen esteettömyysvaatimukset koskevat monia digitaalisia palveluita ja tuotteita, joita ne eivät ole ennen koskeneet. Esteettömyysvaatimuksista voi poiketa tietyin edellytyksin, mutta tällöin on laadittava poikkeamisilmoitus valvontaviranomaisille.

Minkälaisia palveluita muutokset koskevat?

• Kuluttajaverkkokaupat

• Henkilöliikennepalvelujen digitaaliset palvelut

• Selaimen tai mobiilisovelluksen kautta luettavat e-kirjat

• Sähköiset viestintäpalvelut ja henkilöiden väliset viestintäpalvelut

• Audiovisuaalisiin sisältöpalveluihin pääsyn tarjoavat palvelut ja digisovittimissa tarjottavat sovellukset sekä hybriditelevisiopalvelu ja sähköiset ohjelmaoppaat

• Tietyt kuluttajapankkipalvelut

Minkälaisia tuotteita muutokset koskevat?

• Kuluttajille tarkoitetut tietokonelaitteistot käyttöjärjestelmineen

• Itsepalveluperiaatteella toimivat maksupäätteet.

• Pankkiautomaatit, matkalippuautomaatit ja lähtöselvitysautomaatit

• Sellaiset tietoja tarjoavat vuorovaikutteiset itsepalvelupäätteet, joilla tarjotaan digipalvelulain 3 a luvussa tarkoitettuja palveluita ja paikalliseen ja alueelliseen linja-auto- ja raideliikenteeseen kuuluvia palveluita. Soveltamisalaan eivät kuulu kulkuneuvojen kiinteiksi osiksi asennetut päätteet tai päätteet, jotka eivät ole vuorovaikutteisia, kuten asemien seinillä olevat aikataulunäytöt.

• Kuluttajapäätelaitteet, joita käytetään sähköisiin viestintäpalveluihin tai joilla käytetään audiovisuaalisia mediapalveluja

• Sähköiset lukulaitteet

• Muut sellaiset tuotteet, joita käytetään digipalvelulain 3 a luvussa tarkoitettujen palvelujen ja tunnistuspalvelujen tarjoamiseen, kuten pankin tarjoamat tunnistautumisvälineet.

Ketä muutokset koskevat?

Vastuut ja velvollisuudet määräytyvät tarkemmin toimijan roolin mukaan. Toimijalla tarkoitetaan tahoa, joka toimittaa tuotteen tai palvelun markkinoille ja joka on siten velvollinen varmistamaan sen vaatimustenmukaisuuden. Jos toimija hankkii tuotteen tai palvelun kolmannelta osapuolelta, tulee heidän esimerkiksi sopimuksen avulla huolehtia, että tarjottu tuote tai palvelu täyttää vaatimukset.

• Tuotteiden osalta vastuussa ovat tuotteen valmistaja, maahantuoja ja jakelija

• Palveluiden osalta vastuussa ovat palveluntarjoajat

Mitä pitää tehdä?

Suosittelemme ottamaan yhteyttä palvelun tai tuotteen yhteistyökumppaniin ja laatimaan yhdessä suunnitelman tarvittavista muutoksista heidän kanssaan.

Mistä lisää tietoa?

• Traficomin usein kysyttyjen kysymysten sivu on hyvä paikka löytää kootusti tietoa aiheesta

• Traficomilla on oma sivunsa saavutettavuusvaatimuksille sekä niihin 28.6.2025 tuleville muutoksille

• Tietoa uusista esteettömyysvaatimuksista löytyy myös tältä Traficomin sivulta, josta löytyy monia hyödyllisiä linkkejä lisätietoihin

Boostaa myynnin toimintoja sekä tuotteiden ja varaston hallintaa

Asiakkaat

• Asiakkaalle poikkeava rahtikulukäsittelytapa - Asiakkaalle voidaan määritellä yhtiön rahtiveloituksen käsittelytavasta poikkeava käsittelytyyppi. Valittavana asiakkaalle on tällä hetkellä ainoastaan automaattinen hintaan perustuva rahtihinnoittelu, mutta ominaisuutta voi tokia tarvittaessa laajentaa kattamaan myös muita rahtihinnoittelutyyppejä asiakaskohtaisiksi.

Myynti

• Muokkaatilaukseen fillteri toiminto - Muokkaatilaus näkymään lisätään filtterit varastolle, luokitukselle ja hankintaresurssi kentille. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Uusi vaihtoehto saatavien näyttämiseen myynnissä - Valittavissa jatkossa saatavat näytettäväksi tilauksen luonnin alussa, otsikolla käydessä ja rivejä lisättäessä.

• Puuteriville saapumisaika - Voidaan haluttaessa jatkossa näyttää myös puuteriveille tuotteiden saapumisaika tilausvahvistuksella ja lähetteellä.

• Uusi myytävän määrän konvertointitapa myynnillä - Kun tilausrivi lisätään tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla tai viivakoodilla, niin syötetty kappalemäärä konvertoidaan tähän tuotenumeroon/viivakoodiin yhdistettyyn pakkauskokoon. Esimerkiksi jos myydään 1 lava tällaisella tuotenumerolla/viivakoodilla ja pakkauskoon taakse on syötetty 24 tulee tilausriville määräksi 24. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

Tuotehallinta

• Uusi kenttä tuotteelle - Tuotteelle lisätty uusi kenttä sisäistä informaatiota varten. Kenttä näkyy vain tuotteen takana ja tuotekyselyssä.

• Tuotekyselyn varastosaldoihin varastokohtainen saldotiivistelmä - Mikäli tuotteella on monia tuotepaikkoja jossain varastossa, niin tuotekyselyn varastosaldoihin saa varastokohtaiset tiivistelmät saldoista selkeyttämään saldojen määrää per varasto.

• Tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla ja viivakoodilla hakuja lisätty - Tuotekyselyssä, Rivisyötössä ja editilauksella voidaan hakea tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla sekä viivakoodilla tuotteita.

Varasto

• Keräykseen tilausrivin vahvistus - Ean-koodilla keräyksessä on mahdollisuus kerättävien rivien vahvistukseen, jolloin tilauksen voi kokonaan laittaa kerätyksi vasta kun kaikki rivit on vahvistettu erikseen. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Lisätty Logmaster StockEvents saldoraportin käsittelymahdollisuus - Lisätty mahdollisuus käsitellä tasatunnein muodostuva PostNordin saldoraportti Pupeen.

• Uusi toiminto oletuspaikkojen vaihtamiseen kaikille tuotteille - Varastopaikkojen siivous-ohjelmaan uusi ominaisuus, jolla saa vaihdettua kaikille tuotteille saman tuotepaikan oletuspaikaksi.

• Rahtikirjan syöttöön toimitusaikarajaus - Mahdollisuus rajata rahtikirjan syötössä näytettäviä tilauksia toivotun toimitusajan mukaan. Rajaus on mahdollista esimerkiksi huomiselle, seuraaville muutamille päiville tai seuraaville muutamille viikoille.

Verkkokauppa

• Osto-oikeuden rajaaminen verkkokaupassa tuotemerkeittäin - Tuotteiden asiakaskohtaista osto-oikeutta verkkokaupassa voi jatkossa rajata tuotemerkeittäin.

Flow Cosmetics x Ahkio

Flow Cosmeticsin ja Ahkion välinen yhteistyö alkoi keväällä 2024. Flow Cosmetics on Riihimäkeläinen luonnonkosmetiikkaa valmistava ja myyvä yritys. Flown tarina alkoi 2004 pienenä perheyrityksenä, jolloin tuotteita valmistettiin ja myytiin kotoa käsin. Vuosien aikana yritys on tehnyt tasaista kasvua muun muassa tuotevalikoiman ja henkilöstön määrän kasvaessa.

Alkuaikoina tekemisen ollessa vielä pientä Flow pärjäsi hyvin yksinkertaisella laskutusjärjestelmällä. Yrityskasvu toi mukanaan uudenlaisia tarpeita, joiden pohjalta Flow lähti testaamaan erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä. Useamman kokeilun jälkeen he päätyivät Pupesoftiin vuonna 2015, sillä se täytti erään senhetkisen asiakkaan asettamat vaatimukset.

Flowlla törmättiin Pupesoftin kanssa ongelmaan vuoden 2024 alussa. Siirtymä Ecocert sertifioituun tuotantoon synnytti tarpeen saada tuotanto osaksi Pupesoftia, sillä sertifioitu tuotanto vaatii tarkempaa seurantaa. He lähtivät etsimään uutta kumppania, jolla olisi valmiudet toteuttaa tarvittavat uudistukset ja siinä vaiheessa Ahkio tuli mukaan kuvioon.

Yhteistyön alkamisen jälkeen Pupesoftiin on toteutettu muun muassa valmistuspuolen käyttöönotto, sekä kehitetty Ecocert sertifioidun valmistuksen vaatimia seurantoja. Ahkion tärkein rooli on kuitenkin ollut toimia kokonaisvaltaisena kumppanina ja tukena jatkuvan kehityksen tuomien haasteiden kanssa.

Pupesoft on Flowlla päivittäin käytössä ja Flown operatiivinen johtaja Suvi Logren kertoo: “Ilman järjestelmää ei pysty toimimaan”. Erityisesti heillä on käytössä Pupesoftin myynti-toiminnot, jolla he lähettävät varastosta tilauksia jälleenmyyjille. Tulevaisuudessa he tulevat käyttämään myös tuotantoa päivittäin.

Kuvassa Suvi Logren (Flow Cosmetics) ja Lasse Björk (Ahkio).

Flowlla on oltu tyytyväisiä yhteistyöhön Ahkion kanssa. “On saatu kaikki hoidettua, on päästy eteenpäin ja on saatu aina apua siihen mihin tarvitaan”, kertoo Suvi Logren.

Flow uskoo tulevaisuuden ja jatkuvan yrityskasvun tuovan yllättäviä tilanteita ja he toivovat, että järjestelmä pystyy selättämään mahdolliset uudet tarpeet ja kestää toiminnan laajentumisen. Nämä tulevaisuuden tarpeet vaativat jatkuvaa järjestelmän kehittämistä ja tästä syystä yhteistyö on olennaista myös jatkossa, sillä Ahkion tehtävä on kehittää Flown Pupesoftia ja pitää se ajan tasalla.

Bobin poimintoja 2024

Maskottimme Bob on ollut ahkera ja käynyt läpi kaikki tämän vuoden Pupesoftin uudet ominaisuutemme. Löydät tästä blogipostauksesta vuoden 2024 viisi mielenkiintoisinta uutta ominaisuutta, sekä kourallisen kunniamaininnan arvoisia muutoksia.

Uusia ominaisuuksia valmista tilaus-ohjelmaan - Valmista tilaus ohjelmaan mahdollisuus näyttää sekä tuotereseptin järjestys, että tuotereseptin fakta ja yhdistämisen lisätiedot. Samalla lisätty myös mahdollisuus ottaa valmistuskopioita suoraan valmista tilaus-ohjelmasta.

Uusi Ennakkomyynti-raportti - Lisätään uusi raportti, jolla voi selata tietyn asiakkaan aiempia ennakkomyyntejä halutulla aikavälillä. Ohjelmasta voi myös ladata ennakkotilaukselle tallennettuja tilausvahvistuksia. Haku näyttää aina alkuperäisen ennakkotilauksen rivit, joten myös ennakkomyynti-selauksessa mitätöidyt rivit tulevat huomioiduiksi haussa.

Hyvitysten hyväksyntä - Hyvitykset eli tilaukset joiden loppusumma on vähemmän kuin 0 voi jatkossa laittaa hyväksyttäväksi. Tätä hallitaan käyttäjäkohtaisesti.

Asiakasvarasto-ominaisuus - Voidaan aktivoida yritykselle tai yrityksen konsernille käyttöön erillinen asiakasvarasto “yhtiö”, jota käytetään asiakkaiden saldojen hallintaan. Lyhyesti kuvailemalla; voidaan yrityksessä myydä asiakkaalle X tavaroita, jotka kuitenkin halutaan säilöä yrityksen omissa tiloissa ja jättää toimittamatta asiakkaalle X heti. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

Uusia viimeisimmän myynnin ominaisuuksia varastonarvo tuote raporttiin - Varastonarvo tuote raporttiin on lisätty uusi ominaisuus, jolla halutessaan saa siihen näkyviin uusia kenttiä, joista näkee helposti päivissä ja kuukausissa kuinka kauan tuotteen viimeisestä myynnistä on. Tämän lisäksi raporttiin saa tällä valinnalla uuden välilehden, johon tulee varastokohtaisesti summattuna varastonarvolla mitattuna kuinka vanhaa tavaraa kussakin varastossa on. Välilehteen tulee varastojen varastonarvo jaoteltuna kuukausille viimeisen myyntiajan mukaan.

Kunniamainintoja

• Jt- ja ennakkoselaukseen tilauksen asiakaspiirillä haku

• Sarjanumeroiden inventointi tiedostolla

• Uusi tapa luoda tavoitteita: budjettitasot & tuoteno

• Ostoreskontran laskuhaun tulos exceliin

• Sähköpostihälytys asiakkaan luottorajan ylittyessä

• Keräyskiellon automatiikkaominaisuuksia

Tehokasta tehtävienhallintaa

Toimivassa tiimissä tieto kulkee tehokaasti tiimin jäsenten välillä ja kommunikaatio pelaa. Tähän on monenlaisia työkaluja ja tiimin tehtävänkuvasta riippuu mitkä työkalut toimivat parhaiten. Yksi toimiva ratkaisu monenlaisille tiimeille on erilaiset projektin- ja tehtävänhallintaratkaisut. Pohdimme tässä blogissa mitä hyötyjä näistä ratkaisuista voi saada.

1. Tehtävien jako ja seuranta

   Tehtävien jakaminen ja seuranta on vaivatonta. Tehtäviä voidaan luoda, priorisoida ja jakaa eri tiimin jäsenille selkeästi. Kunkin tehtävän edistymistä voi seurata reaaliajassa, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa työn hallittavuutta.

2. Tehostettu yhteistyö

   Tehokkaat viestintä- ja yhteistyötyökalut ovat keskeinen osa toimivaa tehtävienhallintaa. Järjestelmän avulla tiimit voivat helposti kommentoida, jakaa tiedostoja ja käydä keskusteluja, mikä edistää tiedon kulkua ja yhteistä ymmärrystä tehtävistä. Tämä nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa tiimin yhteistyötä.

3. Monipuolinen projektin edistymisen seuranta

   Tehtävienhallintajärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden seurata projektien ja yksittäisten tehtävien edistymistä reaaliajassa. Työntekijät ja projektipäälliköt voivat tarkastella työvaiheiden etenemistä ja tunnistaa mahdollisia viiveitä tai ongelmakohtia nopeasti, mikä auttaa pitämään projektin aikataulussa.

4. Parempi resurssienhallinta

   Tehtävienhallintajärjestelmä parantaa resurssienhallintaa antamalla tiimeille mahdollisuuden optimoida henkilöstön ja muiden resurssien käyttöä. Näin voidaan varmistaa, että resurssit kohdistetaan tehokkaasti oikeisiin tehtäviin, ja näin estetään resurssien tuhlaaminen tai alimitoitus.

5. Aikataulujen hallinta

   Aikataulujen hallinta on kriittinen osa projektien onnistumista ja tehtävienhallintajärjestelmä auttaakin tiimejä pysymään aikataulussa. Se mahdollistaa selkeän tehtävien aikataulutuksen ja tehtäväkohtaisten määräaikojen seuraamisen, mikä vähentää riskiä viivästyksistä ja auttaa varmistamaan projektin oikea-aikaisen valmistumisen.

6. Budjetin seuranta

   Tehtävienhallintajärjestelmän budjetinseurantaominaisuudet auttavat yrityksiä pitämään projektit taloudellisesti hallinnassa. Järjestelmän avulla voidaan seurata projektin kustannuksia reaaliajassa, varmistaa, että ne pysyvät asetetun budjetin rajoissa, ja reagoida nopeasti, jos ylityksiä on odotettavissa.

7. Integroituminen muihin prosesseihin

   Monipuoliset tehtävienhallintajärjestelmät integroivat projektinhallinnan saumattomasti muihin yrityksen liiketoimintaprosesseihin, kuten asiakkuudenhallintaan, laskutukseen ja varastonhallintaan. Tämä varmistaa sujuvan tiedonkulun ja vähentää erillisten järjestelmien käyttöön liittyviä haasteita, tehostaen kokonaisprosessia.

Lue lisää tarjoamistamme projektienhallintaratkaisuista tai ole yhteydessä meihin!

Asiakkuudet hallussa?

Asiakassuhteiden hallinta on keskeinen osa kaikkea liiketoimintaa, joten niihin kannattaa myös panostaa. Toimivilla työkaluilla helpotat ja parannat asiakkuuksien hallintaa. Eri CRM-järjestelmissä paino saattaa olla hieman eri osa-alueissa, mutta ydin on kaikissa sama: datan parempi hallinta ja hyötykäyttö asiakassuhteiden parantamiseksi.

Tiedot helposti saatavissa

CRM-järjestelmällä kaikki asiakastiedot, kuten yhteystiedot, ostohistoria, viestintä ja asiakkuuden tilanne, ovat helposti saatavilla yhdestä paikasta. Tämä vähentää tietojen siiloutumista eri järjestelmiin ja helpottaa tiedonjakamista tiimien välillä.

Helppoa päivittämistä

Keskitetty hallinta vähentää aina myös työn määrää, kun muutokset voi käydä tekemässä yhteen paikkaan eikä tietoja tarvitse etsiä monesta eri paikasta.

Selkeitä raportteja

Paras tapa seurata ja oppia asiakkaiden tavoista on hyödyntää erilaisia CRM:n raportteja. Kun näihin yhdistää myös myynnin raportit ja muut ERP-järjestelmistä saatavat raportit saa kattavan kuvan omasta asiakaskunnastaan.

CRM osana ERP:iä

Kaikista parhaan hyödyn CRM saa todennäköisesti osana pääasiallista toiminnanohjausjärjestelmää. Tietoja ei tarvitse liikutella järjestelmästä toiseen ja kaikki data on aina saatavilla yhdessä paikassa, jolloin se on varmasti myös ajantasaista!

CRM-ohjelmisto on tehokas työkalu, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan asiakassuhteita, liidejä ja asiakaskommunikointia tehokkaasti. Kiinnostuitko? Lue lisää tarjoamistamme CRM-järjestelmistä täältä tai ole suoraan yhteydessä meihin!

Helpdeskin monet mahdollisuudet

Helpdesk-järjestelmät tarjoavat monipuolisia ratkaisuja, jotka eivät rajoitu pelkästään IT-tukeen tai teknisiin palveluihin. Monien yritysten liiketoimintaprosessit hyötyvät helpdesk-työkalujen käytöstä, koska ne tehostavat asiakasviestintää, parantavat työn hallintaa ja lisäävät asiakastyytyväisyyttä. Ne tarjoavat keskitetyn alustan luoda ja hallinnoida pyyntöjä sekä seurata niiden etenemistä. Ne myös mahdollistavan tilastojen tuottamisen, jotka auttavat toiminnan optimoimisessa. Alla muutamia esimerkkejä siitä, kuinka erilaiset yritykset voivat hyödyntää helpdesk-järjestelmiä omassa liiketoiminnassaan.

1. Asiakaspalvelua kaikilla aloilla

Asiakaspalvelu on keskeinen osa liiketoimintaa alasta riippumatta. Monet yritykset, esimerkiksi vähittäiskaupan ja palvelualan yritykset, voivat käyttää helpdesk-järjestelmiä asiakaspalautteiden ja kyselyiden hallintaan. Verkkokaupat taas voivat käsitellä tilausten seurantaan, palautuksiin ja tuotetiedusteluihin liittyviä asiakaspalvelupyyntöjä helpdeskin avulla. Helpdeskin käyttö mahdollistaa sen, että kaikki asiakaspalvelijat voivat seurata asiakaspalvelutilanteiden edistymistä, kun kaikki asiakkaan kanssa käyty viestintä löytyy yhdestä paikasta. Järjestelmä voi myös muistuttaa avoinna olevista tehtävistä, jolloin mikään asia ei jää huomaamatta.

2. Laitteiden huolto ja ylläpito

Laitteiden myynnin ja huollon parissa toimivat yritykset, kuten kodinkoneliikkeet, teollisuuskoneiden toimittajat tai vaikkapa autojen huoltamot, voivat helpdesk-järjestelmän avulla tehostaa huoltopyyntöjen käsittelyä. Asiakkaat voivat lähettää huoltopyyntöjä suoraan järjestelmään, jolloin yritys saa välittömän ilmoituksen laitteiden ongelmista. Järjestelmä voi sisältää myös osatilausten hallinnan ja aikatauluttaa teknikkojen käynnit. Tämä vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä, koska kaikki tiedot tallennetaan yhteen paikkaan, mikä mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen ja nopeamman palvelun.

3. HR ja sisäiset palvelupyynnöt

Monet suuret yritykset hyödyntävät helpdesk-järjestelmiä sisäisten palvelupyyntöjen hallintaan. Esimerkiksi HR-osasto voi käyttää järjestelmää työntekijöiden pyyntöjen, kuten lomien tai etätyöpisteiden järjestämisen, hallintaan. Työntekijöillä on mahdollisuus lähettää pyyntöjä suoraan HR-osastolle, ja näiden pyyntöjen tilaa voidaan seurata reaaliaikaisesti. Samoin helpdesk voi olla hyödyllinen sisäisen IT-osaston tukipyyntöjen hallinnassa, jossa työntekijät voivat helposti ilmoittaa ongelmista laitteiden tai ohjelmistojen kanssa ja seurata niiden ratkaisemista. Tämä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja vähentää HR- ja IT-osastojen kuormitusta.

4. Projektinhallinta ja yhteistyö

Helpdesk-järjestelmät voivat toimia myös projektinhallinnan ja tiimien välisen yhteistyön välineinä. Esimerkiksi konsulttiyritykset tai mainostoimistot, joilla on useita asiakkaita ja projekteja, voivat hyödyntää helpdesk-työkalua projektin vaiheiden ja asiakkaiden pyyntöjen seuraamiseen. Järjestelmä mahdollistaa työn organisoinnin selkeästi erillisiin tiketteihin, jotka voidaan jakaa tiimeille tai yksittäisille työntekijöille. Tämä selkeyttää viestintää ja vähentää virheitä, koska jokainen projektin osa-alue on dokumentoitu ja seurattavissa. Lisäksi helpdesk-järjestelmät tarjoavat usein raportointityökaluja, joiden avulla yritykset voivat tarkastella projektien etenemistä ja tehokkuutta.

Yhteenveto

Helpdesk-järjestelmät ovat monipuolisia työkaluja, jota voidaan soveltaa monilla eri toimialoilla ja yrityksissä, suurista teollisuusyrityksistä pieniin palveluntarjoajiin. Ne auttavat yrityksiä tehostamaan asiakaspalvelua, parantamaan sisäistä viestintää ja hallitsemaan monimutkaisia prosesseja. Kun yritykset hyödyntävät helpdesk-järjestelmiä oikein, ne voivat parantaa asiakaskokemusta, tehostaa työn kulkua ja vähentää virheitä – mikä lopulta johtaa kannattavampaan liiketoimintaan. Kiinnostuitko? Lue lisää tarjoamistamme Helpdesk palveluista täältä tai ole suoraan yhteydessä meihin!